Så inreder du kontoret för ökad produktivitet

Visste du att ett ståbord i mötesrummet kan göra dina möten mer än dubbelt så effektiva? Emma Schultz, vd på inredningsföretaget Escandi, tipsar om hur du inreder kontoret så att medarbetare och kunder trivs – och fokuserar bättre.

Varför är hallen i våra svenska hem ofta det sämst inredda och sist prioriterade utrymmet, när det är det första som möter våra gäster?

När Emma Schultz, vd på inredningsföretaget Escandi i Malmö, beskriver hur du inreder ditt kontor på ett medvetet sätt, gör hon en jämförelse mellan receptionen eller loungen på arbetsplatsen och hallen där hemma.

– Många tänker inte på vilken betydelse det första intrycket har. Det är viktigt att skapa en enhetlig känsla redan i loungen där besökare kan slå sig ner. Om du till exempel har besökt vår hemsida innan du kommer hit, förväntar du dig omedvetet att miljön här ska stämma överens med den – eller i alla fall inte vara sämre, säger hon.

Hon har också sett otaliga prov på att en medvetet färgrik och enhetlig inredning skapar trivsel som gör att medarbetare jobbar effektivare och mer koncentrerat. Så här gör du för att lyckas med det på din arbetsplats.

Definiera känslan du vill förmedla med kontoret

Den första frågan Emma Schultz brukar ställa till de företagsledare som kommer till henne och vill ha hjälp med ett inredningskoncept är vilken känsla de vill att kunder och medarbetare ska få av kontoret.

– Ska de känna sig mer kreativa, eller trygga och omhändertagna? En reklambyrå kanske vill låta besökaren kastas rakt in i det kreativa arbetet, med färgglada golv och roliga anslagstavlor, medan en advokatbyrå vill inge en känsla av förtroende och trygghet genom dämpad, mjuk belysning och mörkare färgtoner i inredningen, säger Emma Schultz.

Lyckas du gestalta känslan du vill förmedla i inredningen kommer dina medarbetare att “känna sig hemma” på arbetsplatsen, förklarar hon, och dina kunder kommer att känna igen ditt varumärke hela vägen genom produkter, tjänster, marknadsföring och lokaler.

Våga prova ståbord – och skapa rum efter behov

När du vet vilken känsla du vill förmedla, finns det några nyckelelement som uppmuntrar till mer hållbar produktivitet och effektivitet på de flesta arbetsplatser, menar Emma Schultz.

– En sådan sak är ståbord i mötesrum. Forskning visar att ett mötesrum med ståbord kan förkorta mötestiden från en timme till 40 minuter. Du kanske bara ska ha ett ståbord och en whiteboard i rummet, och inga stolar, säger hon och ler.

En annan sak är att se till att det finns tysta rum för dem som behöver koncentrera sig lite extra.

– Vad som gör att man är produktiv är väldigt individuellt. För vissa är det jobbigt att inte kunna dra sig undan om man blir störd av sorl. Det viktigaste är att det finns möjlighet att variera var man sitter, med olika rum för olika behov, förklarar Emma Schultz.

Välj matta skrivbordsbänkar och mycket allmänljus

Vad är det då som brukar bli fel? De tre faktorer som vanligtvis utgör störst hinder för fokus och produktivitet är ljud, ljus och rörelse, menar Emma Schultz.

– Att medarbetare är trötta i ögonen beror ofta på dålig belysning över blanka skrivbordsytor. Satsa på matta skrivbordsbänkar, till exempel av linoleum – som även är ljuddämpande, säger hon.

– Du bör också se till att du har bra allmänljus i rummet, med släpljus som faller mjukt över skrivbordet. Har du inget bra allmänljus i bakgrunden men skarpt, kallt ljus från din skärm, kommer du att bli trött i ögonen.

Även rörelse kan vara en tidstjuv. Om människor gång på gång går förbi ditt skrivbord får det samma effekt som ett störande ljud som hjärnan inte vänjer sig vid, förklarar Emma Schultz. Därför kan du med fördel förlägga rum med mer prat och sorl nära pentryt eller köket, där folk ändå springer och pysslar mycket.

Mer färg uppmuntrar till kreativitet

Hur vet du då vilken inredning du ska välja? Enligt Emma Schultz är gardiner och mer färg något som kan göra enorm skillnad på de flesta arbetsplatser.

– Mesa inte med det! Färg och gardiner skapar trivsel och uppmuntrar till kreativitet och tankeverksamhet. Du behöver inte köra knallgult och mönstrat – om din företagslogga till exempel är grön kan du jobba med sobra nyanser av grönt. Gardiner är ljuddämpande och ger en lugn känsla, säger hon.

Och du bör inte vara rädd att ditt kontor “ser för dyrt ut”.

– Många är rädda att kontoret ska se påkostat ut. Men det är inget fel med att visa att det går bra för verksamheten. Jag tycker inte att man ska vara rädd för att visa att man satsar på sina medarbetare med en genomtänkt arbetsmiljö, säger Emma Schultz.