Sju konkreta tips för riktigt bra möten
Det är lätt att tappa lusten när ett möte är långdraget, ineffektivt eller bara luddigt. I tider av digitala möten är det dessutom ännu lättare att tappa känslan av delaktighet. Men måste det vara så? Inte om man får tro ledarskapsutbildaren Maria Polhage.
– Även om betydligt fler möten sker digitalt nu så är våra behov av att känna syfte, delaktighet och engagemang detsamma.
Det menar Maria Polhage, coach och ledarskapsutbildare på Polhage och Lundberg. Med erfarenhet av HR och personalfrågor och med utbildning inom arbetslivspedagogik, KBT och neuroledarskap har hon samlat många års erfarenhet i sina råd.
Här är Maria Polhages sju tips för dig som längtar efter meningsfulla och effektiva möten:
1. Ha tydliga mål
Du som kallar till mötet – tänk på att redan i förväg kommunicera vad syftet med mötet är och vad som ska uppnås. Vad ska bestämmas? Vad ska lösas? Vad ska informeras om?
Tänk på att det inte räcker med en agenda i punktform – det ska helst specificeras vad som ska åstadkommas under varje punkt på agendan.
2. Ta fram en överenskommelse
Bestäm tillsammans vad som ska gälla i din organisation när ni har möten. Det kan handla om vikten av att komma i tid, att man håller sig till ämnet, om man ska ha mobiler på, och hur man ser till att allas röst blir hörd.
När ni tar fram överenskommelsen tillsammans är chansen stor att det respekteras och efterlevs.
3. Kalla rätt personer
Alla personer på mötet ska veta varför de är kallade och vad som förväntas av dem på mötet. Det ska förmedlas på förhand.
Se över mötets tilltänkta deltagarlista en extra gång innan du bjuder in till mötet – har alla personer verkligen behov att vara med?
4. Skapa delaktighet
Även om betydligt fler möten sker digitalt nu så är våra behov av att känna syfte, delaktighet och engagemang detsamma.
I många möten är det ett problem att alla faktiskt inte är delaktiga. Ett sätt att öka delaktigheten är att diskutera frågor i mindre grupper/virtuella grupprum, innan hela gruppen diskuterar tillsammans.
Man kan också gå laget runt i en viss fråga för att stämma av allas syn på saken istället för att några få pratar mest.
5. Gå vidare till lösningarna
Det är lätt att ett möte alltför länge handlar om problemen. I ett bra möte klarläggs problemen sakligt och tydligt och sedan går man vidare till att prata om tänkbara lösningar.
Ibland kan det upplevas som att vissa personer fastnar i ältande eller klagande, men då kan man hjälpa varandra genom att ställa coachande och lösningsorienterade frågor: Vad behöver förändras för att det ska bli bättre?
En effektiv metod är att tillsammans lista en rad olika typer av lösningar, för att sedan tillsammans gå igenom vilken av lösningarna som har störst chans att leda till att det uppsatta målet för mötet uppfylls.
6. Var närvarande
Att personerna på mötet är helt närvarande i tanken är viktigt för ett bra möte. Tänk på att inte boka möten som avlöser varandra, utan ha minst en kvarts paus emellan för att ge hjärnan utrymme att fokusera om.
Ett bra sätt för mötesdeltagarna att släppa sina tankar på annat är att inleda mötet med att varje deltagare kort får berätta sitt läge och vad den funderar på – för att sedan kunna släppa det och helt fokusera på mötet.
7. Utvärdera
Ett bra sätt att ständigt förbättra möteskulturen är att avsluta varje möte med en kort utvärdering av hur mötet gått.
Utse vid mötets början en person som har till uppgift att utvärdera ert möte utifrån er gemensamma mötesöverenskommelse.
– Även små förändringar kan ge stora effekter på upplevelsen av mötet, säger Maria Polhage.
Sammanfattningsvis bör man vara tydlig, överens, inkluderande och lösningsinriktad.
En sammanfattning – Maria Polhages sju tips
1. Ha tydliga mål
2. Ta fram en överenskommelse
3. Kalla rätt personer
4. Skapa delaktighet
5. Fastna inte i problem
6. Var närvarande
7. Utvärdera
Lycka till!
Läs mer inom Hållbart företagande:
Fyrtornet - en vägvisare mot en hållbar framtid
Äntligen närmar det sig. Malmös unika projekt Embassy of Sharing kommer att sätta Hyllie, Malmö och Sverige på världskartan över innovativ och hållbar stadsdelsutveckling. Först ut – Fyrtornet.
Läs artikeln nu
