Sandra von Lüders: det här ska du tänka på vid förhyrning

Sandra von Lüders är uthyrningsansvarig på Granitor och delar med sig av sina bästa tips.
– Våga ta hjälp av varandra, ta förändringens utmaningar på allvar – och missa inte skogen för alla träd.

Den som funderar på att hyra nybyggt kontor har fått en del att fundera över. Funkar förhyrning som det ska även om man bara kan ses via FaceTime? Funkar det i en befarad lågkonjunktur?

Sandra von Lüders är uthyrningsansvarig på Granitor Properties i Malmö och Lund och hon får många samtal från oroliga kunder som undrar vad de ska göra.

– Det är absolut ingen självklarhet att flytta till ett nytt kontor, säger hon. Men för de allra flesta blir resultatet ökade affärer och mer produktiva medarbetare – och det behöver inte bli dyrare.

Värden och behov avgör prioriteringarna

Det som avgör vad Sandra rekommenderar är alltid specifikt för just den kunden.

– För att veta vad varje kund behöver gör vi en skräddarsydd behovsanalys. Varför vill kunden flytta? Vilka värden är viktiga och vad prioriterar kunden med sitt nya kontor?

De flesta vet inte riktigt vad de behöver, menar Sandra, men det ger henne chansen att visa på en rad möjligheter.

Flyttar när kontoret läcker värme

– Vissa kan berätta att de är 30 anställda som vill ha dubbla skärmar och enskilda kontor. Andra behöver flytta för att det nuvarande kontoret är föråldrat och läcker värme och kyla. Då behövs en annan typ av kartläggning.

Olika faser för kontoret

Många företagsledare vill kunna anpassa kontoret beroende på var i tillväxttrappan man befinner sig. En del känner bara på sig att de kan hitta ett bättre läge.

– Ibland finns en perfekt lokal redo, i andra fall befinner vi oss fem år innan inflytt - men ju tidigare man kontaktar oss, desto större möjlighet att påverka utformningen.

– För oss gäller det att inte bygga för statiskt. Utrymmen måste vara flexibla och kunna anpassas efter företagens behov av kontorsplatser, mötesrum och öppna ytor.

Proaktivitet ger ett försprång

I högkonjunktur är alla proaktiva. Många hör av sig till Sandra och hennes kollegor på Granitor och World Trade Center Malmö Lund Helsingborg, och jämför hyror och vad som ingår.

– Så borde det se ut när man befarar lågkonjunktur också, säger sandra. De proaktiva företagen får alltid ett försprång. Så fort vi får veta vad du behöver kan vi ha ögonen öppna för just det.

Downsizing ofta ett stort lyft

Den största oron bland kunderna som kontaktar Sandra idag är ekonomi. Det är lätt att tro att förhyrning bara är aktuellt för företag som skalar upp men Sandra menar att det kan vara precis lika relevant för den som behöver minska sin lokal.

– Vi kallar det downsizing, att man går ner i storlek. Visst kan det innebära att man får färre kvadratmeter men i själva verket upplever de som downsizar ett stort lyft och en mera ändamålsenlig och flexibel lokal.

Yteffektivt och driftoptimerat

Många är alltså rädda att det ska bli dyrare med nyproducerade lokaler, men det är ofta tvärtom, säger Sandra von Luders. Många sitter i dyra äldre fastigheter där det är för varmt på sommaren och för kallt på vintern.

– Fördelarna med nyproducerat är ju att det är driftoptimerat, så på lite sikt blir el, värme, vatten och kyla billigare – tack vare ny smart teknik.

Inredningsdesign för varje budget

Granitor erbjuder alltid en kostnadsfri sittning med inredningsarkitekt.

– Vissa har inte tid att fatta beslut kring design, säger Sandra, då kan man få hjälp med design och varumärkesstärkande profil oavsett om man önskar budget- eller Premium-material.

Vana vid digitala visningar en fördel

Hur fungerar förhyrning på distans i orostider? Fungerar det överhuvudtaget eller ska man sitta stilla i båten? Sandra von Lüders tror att vi bara sett början på möten på distans och att det är lika bra att vi vänjer oss.

– Digitala möten kommer ju inte att minska, så de som skaffat sig vanan och hoppat på digitaliseringsresan har en stor fördel.

Bra verktyg för möten, film och 3D-grafik

Granitor filmar kontor - inifrån och utifrån, har FaceTime-visningar för kunder och skapar ritningar och 3D-grafik med eller utan färdig design.

– Upplevelsen av kontoret förstärks i en filmvisning och dessutom kan man gå tillbaka och titta igen i lugn och ro. Utifrån den situation vi har idag kommer vi bara att se mer film och digitala möten. En av våra samarbetspartners som också är väldigt duktiga på detta är Croisette Real Estate Partner, säger hon.

Mjuka värden viktigt i konkurrensen

Då marknadshyrorna i Malmö generellt är desamma för nybyggda kontor gäller det att sticka ut i mängden. Och det gör Granitor, både när det gäller service och att överträffa kundens förväntningar, menar Sandra von Lüders.

– Man väljer Granitor för de mjuka värdena, som att vi har 20 års erfarenhet, att man får inredningshjälp, stöd och hjälp vid förbättrat arbetssätt, effektivisering genom digitalisering, flexibla lösningar för utformning av kontoret, referenser och trygga hyresgäster.

Gör köpresan effektivt och målmedvetet

Sandra menar att en stor del av hennes jobb är att finnas där som ett stöd.

– Det är lätt att komplicera sin flytt genom att jämföra för många objekt. Smörgåsbordet blir för stort och man ser inte skogen för alla träd. Det är viktigt att behålla sitt mål i sikte och vara effektiv under köpresan. När man hittat några kontor som man tror på ska man börja sålla.

Förändring en utmaning

Men hur hanterar medarbetare en flytt? Alla tycker inte att det är kul att rensa skrivbordet och hamna i en helt ny miljö än den man kanske valde från början.

– Förändring kan vara något jättejobbigt, säger Sandra. Det vet vi - och där har Granitor stor vana. Vi hjälper till att sälja in idén och förklara hur det nya kommer att bli bättre.

Ett stöd i hyresgästprocessen

För att förtjäna kundens förtroende får hon vara mycket lyhörd och lösningsinriktad.

– Jag följer med i hela hyresgästprocessen och finns där hela tiden i bakgrunden. Om det behövs håller jag gärna en hand. Det är en unik och personlig resa för alla kunder och det är en ära att få vara med, säger Sandra von Lüders.

Förhyrning av kontorslokaler – Sandras von Lüders 10 tips

1. Fundera över ditt företags viktigaste värden. Vad vill du uppnå med ett nytt kontor? Är det att attrahera nya talanger, stärka företagets varumärke eller vill du att dina anställda ska ha möjlighet till rekreation och få livspusslet att gå ihop?
2. Var proaktiv även i lågkonjunktur och få ett försprång i förhållande till dina konkurrenter.
3. Sitter du i en äldre, inflexibel fastighet? Överväg downsizing till nyproducerat och driftoptimerat.
4. Tänk inte att nyproducerat måste vara dyrt, utan tänk driftoptimerat, vilket ger lägre driftkostnader.
5. Tacka ja till kostnadsfri sittning med inredningsarkitekt och var öppen med din budget.
6. Ta för vana att ta några digitala möten och be att få lokalerna filmade. Croisette Real estate Partner erbjuder kunder livestreamade, virtuella 360-, och FaceTime-visningar av lediga lokaler.
7. Väg in mjuka värden i din kalkyl – och be om hjälp att hitta leverantörer och samarbetspartners.
8. Komplicera inte för dig själv, hitta en rad goda alternativ och sålla sedan fram det bästa.
9. Alla uppskattar inte förändring – ta hjälp att sälja in flytten till dina medarbetare.
10. Bjud in din snälla uthyrare till invigningsfesten.