Så får du till riktigt effektiva möten

Ledarskapscoachen Maria Polhage ger dig 5 konkreta tips för riktigt effektiva möten.

Många av oss tillbringar mycket tid i möten av olika slag. Möten kan vara ett överlägset sätt att skapa samsyn, lösa problem och komma framåt i projekt. Men alla har vi suttit i möten med otydligt syfte, stampande samtal och oklar utgång.

Alla är överens om att detta inte är ett bra sätt att använda tid och energi på, men ingen tar riktigt tag i det för att förändra till det bättre. Det är inte alltid så lätt att veta i vilken ände man ska börja.

− Har man väl identifierat ett behov av att få till mer effektiva möten, har man ändå tagit ett viktigt steg. För egentligen är det inte så konstigt. Det gäller att erkänna att det är ett problem, och prioritera att hitta en bättre väg framåt, säger Maria Polhage, som är utbildare och coach inom ledarskap på Polhage & Lundberg.

Mer effektiva möten med tydliga syften och mål 

− Det finns ett antal övergripande faktorer som gör att ett möte blir riktigt effektivt. Det kräver lite förarbete men har man dessa på plats finns plötsligt mycket bättre förutsättningar, förklarar Maria Polhage.

– Det första är att alla deltagare i förväg får veta vad syftet med mötet är och vilka mål som ska uppfyllas, för att förbereda sig. Och då räcker det inte med att skriva en agenda, utan man måste specificera vad som ska åstadkommas under varje punkt, speciellt om det handlar om diskussionspunkter och beslutspunkter. Undersökningar visar att bara tre procent av alla möten uppfyller detta. Dessutom ska det vara tydligt varför just jag ska vara med på mötet – vilken roll har jag och vad förväntas av mig?

När det gäller själva innehållet i mötet ser Maria Polhage en risk i att man fastnar för länge i ett problemfokuserat läge och inte riktigt orkar komma fram till lösningarna. Då känns mötet tungt och trögt och man blir lätt dränerad på all energi. Ett bra möte klarlägger problemen kort och tydligt genom nuläge och orsaker, men går sen vidare till att prata om lösningar.

En metodik att komma fram till en lösning gemensamt är att inventera och lista tänkbara handlingsalternativ. Därefter utvärderar man tillsammans hur sannolikt det är att de olika alternativen leder fram till det önskade läget – målet, och skapa samsyn kring vilket alternativ man går vidare med. Sedan bestämmer man vem som gör vad och när. En bra modell att använda här kallas GROW.

Ta fram gemensamma spelregler för effektiva möten

Ett annat verktyg som Maria Polhage ofta använder ute på sina uppdrag, och som gett mycket goda resultat, är att sätta upp spelregler för möten. Man bestämmer då gemensamt vilka regler som ska gälla, för alla och vid varje möte.

Tillsammans svarar man på frågor kring hur man vill göra mötena mer effektiva.

Det kan gälla sådant som att:

• ha respekt för alla deltagares tid
• hålla sig till ämnet
• hur man ska hantera mobiler och datorer
• att man uppmuntrar delaktighet
  … med mera. Varje regelverk blir då skräddarsytt för den aktuella verksamheten.

För att få maximal effekt av detta måste alla vara med och utforma spelreglerna. På så vis blir alla mer delaktiga och känner ansvar för att reglerna efterlevs. Eftersom man kommit överens om reglerna tillsammans blir det också lättare för en mötesdeltagare att säga ifrån om ett möte tappar styrningen.

Ständig förbättring av möteskulturen

För att säkerställa att regelverket blir ett levande dokument och ständigt finns i alla mötesdeltagares medvetande, kan man vid mötets början utse en person som har till uppgift att utvärdera det.

Att ägna de avslutande fem minuterna av ett möte åt detta är väl investerad tid i en förbättrad möteskultur, menar Maria Polhage.

− Även i externa möten finns mycket att vinna på att styra upp ramverket. Man kan börja med att lägga ett par minuter på att gå igenom vilka förväntningar parterna har på mötet och lägga upp några snabba riktlinjer för att se till att dessa uppfylls. På så vis höjer man den professionella nivån och ger goda förutsättningar för att alla ska bli nöjda med samarbetet.

– Självklart måste det finnas utrymme för socialt småprat, eftersom det också är en viktig del av relationsskapandet. Men har man styrt upp riktlinjerna så blir det enklare att återkomma till agendan efter en stunds småprat.

Neuroledarskap tar hänsyn till hjärnan

En annan teknik som Maria Polhage använder är att låta varje mötesdeltagare "checka in" på mötet. Detta bygger på teorier kring neuroledarskap, det vill säga att ta hänsyn till hur hjärnan fungerar.

Genom att gå laget runt och berätta hur man känner sig exakt just nu, blir det enklare att släppa känslan och därefter fokusera och vara helt närvarande i mötet. Vill man prova detta är det viktigt att tala om för alla varför man ska göra det och självklart låta varje deltagare sätta sin egen gräns.Att tala om känslor på detta sätt kan för en del kännas ovant och kanske ibland lite väl privat.

− En annan sak som är ganska självklar är att man inte bokar möten som avlöser varandra. Minst en kvarts ställtid bör man försöka ha. Hjärnan behöver vila en liten stund för att ställa om sig och kunna vara närvarande för att prestera i nästa möte. Att utnyttja varenda minut fram till nästa möte är oftast inte det som är mest effektivt i längden.

Delat ansvar för möteskulturen

Ibland hör man att en viss möteskultur sitter i väggarna, men det är förstås i människorna den sitter. Den är ofta starkt sammankopplad med företagskulturen, och kan vara lite svår att lyfta ut och titta på separat, berättar Maria Polhage.

Det är lätt att man förväntar sig att mötesledaren ska ta ansvar för möteskulturen.

− Allra bäst resultat får man om alla ser sin egen roll och tar ansvar för den. Man brukar säga att ledaren står för cirka 50 procent av en kultur, och alla deltagare tillsammans ansvarar för de övriga 50 procenten, förklarar Maria Polhage.

– I en modern, professionell organisation måste detta vara ett mål, att alla ska känna ansvar för sådant som möteskultur och vara öppna med vilka krav man ställer både på sig själv och andra.

Ibland kan medarbetare känna att de inte vill vara negativa och klaga, men då bör man angripa det från ett annat håll. Genom att ställa coachande frågor som: Hur kan vi få det här att fungera bättre? Vad kan vi förändra? involverar man gruppen på ett positivt sätt.

Dessa frågor kan man lyfta hastigt i samband med mötet, för att sedan tillsammans hitta lämpligt forum att ta det vidare.

Fem tips att skapa effektivare möten:

1. Ta fram tydliga syften och mål som kommuniceras i förväg
2. Jobba fram spelregler för era möten tillsammans
3. Se alltid till att rätt personer är kallade och vet varför de ska vara med
4. Skapa delaktighet i mötena, exempelvis genom att först diskutera frågor i små grupper för att sedan lyfta ut i hela gruppen, och genom att ställa coachande frågor till varandra och vara nyfikna på varandras resonemang.
5. Utse en person i början av mötet till "återkopplare" och avsluta med att utvärdera varje möte enligt spelreglerna. Denna uppgift kan med fördel rotera.